পাঁচ বিষয়ে কখনো ই-মেইল করবেন না

পাঁচ বিষয়ে কখনো ই-মেইল করবেন না

ভাগ

আলোকিত কক্সবাজার ডেক্স:

ই-মেইলের আবির্ভাবের পর ভাবা হয়েছিল, এবার বুঝি যোগাযোগ সহজতর হবে। আর যোগাযোগের ক্ষেত্রে আগের চেয়ে কম সময়ে বেশি দক্ষতা সহকারে কাজ সম্পন্নও করা যাবে। কিন্তু বেঁচে যাওয়া সময়টুকু মানু্ষরা ইন্টারনেট প্রযুক্তির বদৌলতে দ্রুতই নানা ধরনের তৎপরতায় ব্যয় করা শিখে গেছেন। যার ফল হয়েছে, ই-মেইলের বদৌলতে আমরা আগের চেয়ে অনেক বেশি যোগাযোগ করতে পারছি ঠিকই; কিন্তু যোগাযোগ দক্ষতার তেমন কোনো উন্নতি হয়নি বললেই চলে। যাইহোক, সময় বাঁচানো ও ভুল বুঝাবুঝি থেকে রেহাই পেতে কিছু বিষয় পুরোপুরি অফলাইনেই আলোচনা করাই ভালো। এখানে এমন পাঁচটি বিষয় তুলে ধরা হলো যেগুলো আপনি অনলাইনে আলোচনা না করে অফলাইনে আলোচনা করলেই বেশি ভালো ফল পাবেন। ১. দুঃসংবাদ দেওয়া দুঃসংবাদ দেওয়া সহজ কাজ নয়; বিশেষত যখন আপনার বস বা ম্যানেজারকে দুঃসংবাদটি দিতে হয় তখন তা আরো কঠিন হয়ে পড়ে। আর ই-মেইলে কোনো দুঃসংবাদ দিলে তা আরো বেশি ভুল বুঝাবুঝি তৈরি করবে। এতে আপনার বস মনে করবেন আপনি বিষয়টি নিয়ে উদাসীন এবং খোলামেলা আলোচনায় আগ্রহী নন। অথবা আপনি এতটাই আতঙ্কগ্রস্ত, বিভ্রান্ত বা কাঁচা যে কঠিন কোনো বিষয়ে আলাপ-আলোচনা করার মতো যোগ্যতাই নেই আপনার। সুতরাং কাউকে দুঃসংবাদ দিতে হলে তা সরাসরিই পৌঁছে দিন। ২. ঠিক কী বলতে হবে সে বিষয়ে নিশ্চিত না হলে কোনো ঘটনা ঘটার পর তা নিয়ে প্রতিক্রিয়া না দেখিয়ে বরং নিজেকে ওই ঘটনার নিয়ন্ত্রণকারীর আসনে বসানোর চেষ্টা করাই ভালো। কিন্তু অনলাইন প্রযুক্তির কারণে কোনো বিষয়ে আমরা প্রধানত দ্রুত প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করতেই অভ্যস্ত হচ্ছি। আমরা আমাদের ইনবক্স দ্রুত খালি করার চাপই শুধু অনুভব করি। আর বেশিরভাগ ই-মেইলেরই উত্তর দেওয়াটা জরুরি মনে হতে থাকে। ফলে প্রায়ই আমরা ঠিক কীভাবে কোনো ই-মেইলের উত্তর দিলে ভালো হবে সে ব্যাপারে নিশ্চিত না হয়েই টাইপ করা শুরু করি। তারচেয়ে বরং একটু সময় নিন এবং বিষয়টি সম্পর্কে আরো তথ্য-উপাত্ত অনুসন্ধান করুন। বিষয়টি নিয়ে আপনি ঠিক কী ভাবছেন এবং আপনি কী বলতে চান তা পুরোপুরি নিশ্চিত না হয়ে হুট করেই কোনো ই-মেইলের উত্তর দিতে যাবেন না। ৩. কাউকে কড়া কথা বলতে কারো সঙ্গে সরাসরি বাকবিতণ্ডায় লিপ্ত হওয়া এড়াতে আমরা হয়ত অনলাইনেই তার সঙ্গে আলাপ করতে চাইতে পারি। এর পেছনে যে ধারণা কাজ করে তা হলো, ই-মেইলেও বুঝি আমরা কাউকে যতটা আঘাত করতে চাই ঠিক ততটা আঘাত করেই কোনো কথা বলা সম্ভব। কিন্তু বাস্তবে কখনোই তা ঘটেনা। সূতরাং কাউকে কড়া কথা বলতে চাইলে সরাসরি মুখোমুখি হয়ে বলাটাই উত্তম। ৪. রাত ৯টা থেকে সকাল ৬টার মধ্যে হলে সারাদিনের ব্যস্ততা শেষে আপনি যখন ক্লান্ত ও পরিশ্রান্ত থাকবেন তখন কোনো বিষয়ে পরিষ্কার করে চিন্তা করাটা একটু কঠিনই বটে। আর এমন পরিস্থিতিতে আবেগের তাড়নাও উচ্চপর্যায়ে অবস্থান করতে পারে। সূতরাং ওই সময়টাতে ই-মেইলের উত্তর না দেওয়াই উত্তম। তার চেয়ে বরং আপনি একটি খসড়া তৈরি করে রাখতে পারেন। পরে সকালে ঘুম থেকে উঠে পরিষ্কার মাথায় পুনরায় সেটির ওপর একবার নজর বুলিয়ে নিন; এরপর তা পাঠিয়ে দিন। ৫. বেতন বাড়ানোর দাবি জানাতে চাকরিতে বেতন-ভাতা বাড়ানোর দাবি জাননোর ক্ষেত্রে ই-মেইল ব্যবহার ন করাই ভালো। কারণ বিষয়টি নিয়ে সরাসরি কথা বললেই কর্তৃপক্ষ ভাববে আপনি বিষয়টিকে গুরুত্বের সঙ্গে নিয়েছেন। আর এর জন্য যদি কোনো প্রশ্নোত্তর পর্বের মুখোমুখি হতে হয় তার জন্যও আপনি প্রস্তুত আছেন। কিন্তু ই-মেইলে বেতন-ভাতা বাড়ানোর দাবি জানালে ভুল বুঝাবুঝি হতে পারে। সূতরাং এমন বিষয়ে সরাসরি আলাপ-আলোচনা করাই ভালো।

সূত্র-কালেরকণ্ঠ

ভাগ

কোন মন্তব্য নেই

একটি উত্তর ত্যাগ